O que não fazer: 3 coisas que você deve evitar se você quer se tornar mais produtivo e mais bem sucedido

Você já se encontrou no caminho errado, quando na verdade você pensou que estava no caminho certo? Acho que muitas pessoas têm alguns equívocos e confusão sobre os hábitos que eles têm na gestão de seu escritório e seu dia. Quando as pessoas descobrem o que eu faço como um consultor, eles querem me dizer todas as grandes coisas que &'; re fazendo para apoiar a sua organização e produtividade. E eu adoro ouvir isso!

Às vezes, eu &'; ll ouvir alguns hábitos fantásticas e excelentes práticas. No entanto, infelizmente, ao longo dos anos eu &'; ve ouvido muita gente dizer algumas coisas para mim que são realmente maus hábitos e não são de suporte da verdadeira organização ou produtividade. Porque eu sempre ouvir estes, eu pensei que eu iria arrancar três da lista e expandir sobre por que eles não são a melhor abordagem.

Você pode querer evitar estes em 2009 (e para sempre) e tentar uma nova abordagem e ver o que acontece com a sua produtividade. Você &'; ll provavelmente ser agradavelmente surpreendido …

1. O que eu ouço: “ eu limpar meu escritório em uma base regular, mas ele doesn &'; t ficar assim por muito tempo &";

O que não fazer: Don &'; t apenas “ limpar &"; seu escritório

O que eu acho é que as pessoas se animado sobre o “! limpando &"; seus escritórios, mas deixam de fora o trabalho real de conseguir um sistema de arquivos confiável no lugar ou outros sistemas confiáveis.

Ninguém deve ter a “ limpar seu escritório &"; Ele deve ser tão fácil de colocar as coisas a que pertencem que a limpeza isn &'; t mais necessário. Se você manter-se com sua informação, em seguida, apenas um pouco endireitar-se é necessário de vez em quando, mas shouldn &'; t ser muito. Certamente não é um “ limpar &"; esforço.

Quando se fala de &'; limpeza, &'; apenas uma pequena parte do trabalho está concluído. &'; Limpando &'; isn &'; t a resposta para se organizar. Você deve obter sistemas e processos no lugar. Principalmente arquivo e sistemas de e-arquivo e então processos para lidar com todas as informações recebidas, papéis, arquivos, etc.

Eu trabalhei com um cliente, no final de dezembro e ficou atônito com o desaparecimento de todos os seus papéis e ficheiros a partir do topo da mesa e armários de arquivo laterais. Ele usou a palavra “ incrédulo &"; ao descrever como se sentia, por isso deve ter sido boa. A nossa sessão juntos foi um exemplo perfeito do que eu vejo o tempo todo.

Eu posso garantir que se você se considera desorganizado e /ou você está cercado por lotes de papel e arquivos em torno de você em sua mesa, no chão, onde quer que, em seguida, 80-90% do que você tem “ out &"; doesn &'; t precisa ser.

Things, documentos ou arquivos, provavelmente, pertencem a um dos três outros lugares: (1) Arquivado afastado em uma gaveta onde você pode referenciá-lo mais tarde, porque ele &'; s informações úteis; (2) armazenado fora de seu escritório porque ele doesn &'; t pertencem em sua ou você &'; re delegar; ou (3) lanç porque ele &'; s velho /desatualizado /expirado ou inútil para você.

Ontem meu cliente acabou com um pequeno pilha sobre a mesa que foi a menos de uma polegada de altura, representando o seu verdadeiro “ ação &"; itens. Estes foram apenas as ações representadas por papel, não enviar e-mail ou qualquer outra coisa. Ele ficou surpreso com o quanto havia desaparecido. Seu comentário como eu deixei seu escritório foi “ Uau, eu don &'; t tem nada para baralhar em torno de mais &"!; … e eu estava pensando “! Exatamente &";

Eu recomendo que você tome o tempo necessário para configurar um sistema de arquivos que pode conter a sua informação de referência para que ele doesn &'; t precisa estar sobre a mesa ou em qualquer outro lugar ocupar o seu escritório. Além disso, a jogar ea saída são fáceis, mas &'; não é feito o suficiente. Que &'; sa processo que precisa ser feito todos os dias.

Eu recomendo que você faça o tempo para passar por tudo o que &'; s “ a &"; e iniciar a classificação de acordo com os 3 lugares que pode ir. Don &'; t apenas “ &" limpar; Que &'; não é o ponto. Comece a criar arquivos úteis para si mesmo para que você sempre pode encontrar o que você &'; re procurando quando você precisar dele. O ponto é ter um sistema que irá apoiá-lo sempre. Em seguida, se livrar do resto. Você &'; ll achar que você vai ser revigorado, rejuvenescido e mais focado no que &'; s importante para você.

2) O que eu ouço:. “ Eu faço listas o tempo todo. Eu sempre escrever as coisas, porque minha memória apenas doesn &'; t manter tudo mais &";

O que não fazer:! Don &'; t fazer listas aleatórias de to-dos

Eu acho que um monte de gente vai levar um minuto para obter algumas coisas fora de sua cabeça, agarrando uma almofada ou um pedaço de papel e escrever para baixo um monte de coisas que eles sabem que eles precisam fazer. Bem, eu &'; estou contente que &';. Re começá-lo para fora de sua cabeça, mas precisamos de aproveitar esta mais uns passos para que ela realmente funcione

Primeiro, eu recomendo o uso de uma lista electrónica, que você pode adicionar, excluir de e mudar em um segundo. It &'; s de confiança, porque o won &'; t ser perder na confusão em sua mesa. Listas de tarefas em papel são muito facilmente perdida entre outros documentos e arquivos. Ele pode pousar em uma pilha e nunca mais sair novamente.

I &'; m sempre interessado em ver como muitas listas de afazeres eu encontrar com os clientes quando trabalhamos em seu escritório. Em um caso que me lembro encontrar 12 almofadas legais cheios de notas e para-dos em um cliente &'; s escritório. Que &'; sem contar as muitas tarefas representados por seus papéis e arquivos, o post-it, etc.

Todas estas fontes de to-dos têm de ser consolidadas. Não só isso, mas é preciso que haja um senso de prioridade relacionada com a tarefa. I don &'; t &' dizer; alta, &'; &'; meio &'; ou &'; baixo &'; importância. Quero dizer visando uma data em que você planeja tomar medidas. Uma de coisas a fazer é inútil a menos que você planejar uma data em que a fazê-lo. Eu recomendo que você atribui prazos para quando tomar uma etapa de ação em todos os seus para-dos, tarefas, lembretes, compromissos, projetos, etc. Suas prioridades irá flutuar para o topo apenas por fazer este exercício. E as datas são alvos. Eles vão mudar com os seus dias em constante mudança.

Portanto, manter usando a lista depois de criá-lo … UMA lista só por favor. Se você usá-lo corretamente e diligentemente, ela ganhou &'; t deixar você para baixo

3) O que eu ouço:.. &Ldquo; Os meus dias são loucos. I don &'; t tem muito tempo entre as reuniões e todas as interrupções que recebo &";

O que não fazer:. Don &'; t dar todo o seu tempo

Se você gosta do agito! e agitação do seu dia ocupado no trabalho e você ama a energia que cria, que &'; s grande. Mas pode ter as suas desvantagens.

Sim, &'; s divertido ter as pessoas vêm por seu escritório e falar ou fofoca ou contar histórias. Sim, &'; s agradável para receber e-mail, mensagens instantâneas e chamadas telefônicas. Estes romper o trabalho um pouco, mas eles também são distrações incríveis. Como você sabe quando ele &';? S muito

Bem, it &'; s muito quando você pode &'; t completar a tarefa que você começou duas ou três horas atrás e haven &'; t sido capaz de voltar a desde

It &';. é demais quando você está perdendo prazos, siga ups ou você &'; re tarde para reuniões.

It &'; s muito quando você &';. re pista sempre mentalmente perder do que você estava fazendo em primeiro lugar

It &'; s muito quando você &'; não fui capaz de planejar o resto do seu dia ou nos dias seguintes.

It &'; s muito quando de repente você &'; ve encontrou-se em uma armadilha, atrás de paredes de papel e arquivos porque você haven &'; t fez o tempo para tomar decisões sobre eles e mantê-los a avançar.

Se este é você, então eu recomendo re-avaliar o que vai permitir a quebrar o seu foco. A escolha é sua. Você pode continuar a ir pelo mesmo caminho e obter os mesmos resultados ou você pode decidir que haverá um tempo durante o dia que você feche a porta, don &'; t olhar para e-mail, don &'; t atender o telefone, desligue o mensagens instantâneas e desligar o interfone. Fazer tudo isso de uma só vez, porque se você &'; re vai permitir que uma coisa quebrar o seu foco, assim como você pode ter todos eles quebrá-lo. Uma senhorita é tão boa quanto uma milha aqui.

Você terá que estar disponível para os outros para o resto do dia, mas levar algum tempo para si mesmo a cada dia para um pouco de paz para que você possa se concentrar e algo conseguido que &';. s importante para você

Eu não iria o &'; t dar todo o seu tempo a reuniões quer. Se você &'; re no back to back reuniões, quando você vai fazer o seu trabalho? E como você pode ser flexível o suficiente para lidar com as prioridades reais como eles aparecem e não quando eles explodem Restaurant ?.